Manual del administrador — Centro de servicios

Guía completa del panel de AtiendoX para la persona que dirige el negocio.

Tu recepcionista virtual atiende el teléfono, resuelve dudas o las deriva —según cómo la configures—, y reserva citas en la agenda de tu equipo. Este manual recorre primero el asistente de alta y después cada pantalla del panel, en el mismo orden en que las verás en el menú.

El tipo de negocio ya está fijado. Se establece en el momento de la compra, así que no tienes que elegirlo. Este manual vale igual para peluquería, estética, uñas, clínica dental, veterinario, fisioterapia, spa, tatuador, peluquería canina, consultoría y cualquier otro centro que trabaje con cita previa: el panel es el mismo para todos. Si al entrar ves un tipo de negocio distinto al tuyo, contacta con soporte antes de configurar nada.

Parte 1 — Asistente de alta (7 pasos)

La primera vez que entras, el panel te lleva al asistente. Puedes salir y retomarlo donde lo dejaste: cada paso se guarda al pulsar Continuar →.

Arriba verás una barra con los siete pasos: Recepcionista · Horario · Equipo · Servicios · Asignación · Avisos y contacto · Activar desvío.

Paso 1 — Recepcionista

Aquí decides quién atiende el teléfono y cómo suena.

Lo primero que ves es un recuadro que dice "Estás configurando: Peluquería" (o lo que corresponda). Es informativo y no se puede cambiar. Si no es correcto, para aquí y avisa a soporte: de ese dato depende el vocabulario de todo el panel.

Nombre del negocio. Así te presentará el agente al teléfono, así que escríbelo completo y natural: «Peluquería Paco's», no «paco sl». Viene relleno con lo que pusiste al comprar, pero puedes cambiarlo.
Nombre del recepcionista. El nombre con el que se presenta: Gloria, María, Lourdes… el que quieras.
¿Cómo termina el saludo? Es la pregunta con la que tu recepcionista cede la palabra. Eliges una de la lista:
- ¿En qué puedo ayudarte? — la más neutra, y la que viene puesta.
- ¿Qué servicio quieres reservar?
- ¿Quieres pedir cita?
- Cuéntame
- Otro (lo escribo yo) — te deja escribir tu propia frase, hasta 80 caracteres.
Describe tu negocio. Es el campo más importante de este paso. Cuenta a qué te dedicas, dónde estás, qué te diferencia, qué clientes recibes, formas de pago… lo que se te ocurra. Cuanto más detalle des, mejor sonará en las llamadas.
Elige la voz. Escucha las muestras y quédate con la que más te encaje.

Debajo del saludo hay un recuadro gris, "Así sonará al descolgar", que te enseña la frase completa mientras la configuras.

Los dos nombres son obligatorios. Si dejas vacío el del negocio o el del recepcionista, el asistente no te deja pasar de este paso. No es un capricho: los dos se dicen en voz alta en cada llamada, y sin ellos el agente descuelga con un hueco.

Hay una parte del saludo que no se puede quitar. Tu recepcionista se identifica siempre como asistente virtual nada más descolgar. Lo exige el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial y no es configurable desde ningún sitio: tú eliges el nombre, la voz, el tono y la pregunta final, pero no que deje de decir que es una máquina.

Paso 2 — Horario

Define el horario habitual del local, día por día. Para cada día puedes marcarlo como cerrado o indicar sus tramos, incluido el descanso del mediodía si lo tienes.

Este horario se aplica como base a todas las personas que añadas en el paso siguiente. Después podrás ajustar el de cada una por separado desde Mi Equipo.

Paso 3 — Equipo

Añade a las personas que atienden citas.

Escribe el nombre en el campo.
Pulsa Añadir a la lista, el botón que hay justo al lado. También vale con pulsar Enter.
Repite con todas.
Para quitar a alguien, pulsa Eliminar a la derecha de su nombre.

Si escribes un nombre y pulsas Continuar sin haberlo añadido, el panel te avisa y te pregunta si quieres añadirlo antes de seguir. No se pierde.

Todas heredan el horario del negocio que acabas de definir. Podrás cambiárselo una a una más adelante.

Paso 4 — Servicios

Aquí defines qué se puede reservar por teléfono.

Nombre del servicio. Escríbelo como lo diría una cliente: «corte de pelo», «tinte», «manicura». No uses códigos internos.
Duración, en minutos. Es el hueco que ocupa en la agenda.
Precio (opcional). Si lo rellenas, tu recepcionista podrá decirlo por teléfono. Si lo dejas vacío, no dirá ningún precio de ese servicio.
Pulsa Añadir a la lista y repite con el resto.

Los servicios que vas añadiendo aparecen en una lista encima, con su duración y su precio. Para quitar uno, Eliminar a su derecha.

No hace falta que los pongas todos ahora ni que queden perfectos: desde Mis Servicios puedes editarlos, añadir más y configurar opciones avanzadas que en el asistente no aparecen.

Paso 5 — Asignación

Marca quién hace cada servicio. Debajo de cada servicio verás el nombre de cada persona del equipo en un botón: púlsalo para activarlo (se pone en negro) o desactivarlo.

Esto es lo que evita que la recepcionista ofrezca a Marta para un tinte si Marta no hace tintes. Necesitas al menos un servicio y una persona para completar el paso.

Paso 6 — Avisos y contacto

Teléfono de contacto. Si alguien pide hablar con una persona, tu recepcionista dice este número en voz alta para que llame. No pasa la llamada: no puede. Puedes dejarlo vacío y añadirlo más tarde.
¿Cuándo puede darlo? Dos horas, un desde y un hasta. Es la franja en la que hay alguien para coger ese teléfono. Fuera de ella tu recepcionista no da el número: dice que le devolveréis la llamada. Así nadie llama a un teléfono que no va a coger nadie.
Emails de aviso. Hasta tres direcciones. Ahí llegan los correos cuando pasa algo que requiere que intervengas. Con el botón + Añadir otro email pones el segundo y el tercero.

Paso 7 — Activar desvío

El último paso te enseña tu número de recepcionista, en grande, y los códigos para desviar hacia él las llamadas de tu teléfono actual:

Desde móvil: marcar **61* seguido de tu número de recepcionista y # para activarlo, y ##61# para desactivarlo.
Desde fijo: las instrucciones concretas aparecen en la misma pantalla, porque dependen de tu operador.

Al pulsar Ir al panel → se activa la recepcionista: se compone su guion con todo lo que has configurado y se sube. A partir de ese momento ya atiende llamadas.

Parte 2 — El panel, pantalla por pantalla

El menú de la izquierda está agrupado en cuatro bloques, ordenados por lo que vas a usar más:

Arriba, sin título: Panel · Mi Agenda · Mis Llamadas. Lo del día a día.
Mi negocio: Mis Servicios · Mi Equipo · Cierres y vacaciones · Ofertas. (Si tu negocio es un bufete, consultoría, gabinete o consulta, verás aquí además Mi disponibilidad — ver más abajo.)
Mi recepcionista: Mi Recepcionista · Avisos y contacto · Recordatorios SMS · Cuentas de acceso.
Mi cuenta: Mi Cuenta · Cómo activar el desvío.

En el móvil es el mismo menú, dentro del botón de las tres rayas.

Panel

La pantalla de entrada. Te enseña de un vistazo las llamadas de hoy, las citas del mes y las últimas llamadas recibidas.

Si tienes plan de pago verás también tu consumo del ciclo: los minutos que llevas gastados sobre los incluidos, y los SMS. Desde ahí puedes ir a cambiar de plan.

Mi Agenda

La agenda del negocio. Puedes ver el día completo o filtrar por una persona concreta con el selector de arriba.

Al pulsar sobre una cita se abre su ficha: cliente, teléfono, fecha y hora, servicio y profesional, y el botón Cancelar cita.

Crear una cita a mano

Con el botón + Nueva cita. Rellenas nombre, teléfono, fecha, hora, servicio y profesional, y guardas. Puedes elegir varios servicios para la misma cita: se reservan seguidos.

En Profesional puedes dejar Indiferente y que el sistema asigne a quien tenga hueco.

Cuando la hora que quieres está ocupada

Esto es lo que más te va a ahorrar tiempo, así que merece la pena entenderlo.

Si pides una hora que no está libre, el panel no te suelta un error rojo y te deja ahí. Te abre un recuadro naranja que dice, por ejemplo:

Marta no tiene libre a las 10:00 el martes 3 de septiembre. Lo más cerca que tiene Marta: 09:30 11:00

Son botones. Pulsas la hora que te venga y la cita se crea con esa hora, sin volver a rellenar nada.

Debajo, separado por una línea, puede aparecer otra cosa distinta:

A las 10:00 sí puede otra persona: Lucía

Ojo a la diferencia, que es importante: los botones de arriba cambian la hora y mantienen a la misma persona; el de abajo mantiene la hora y cambia de persona. Por eso el nombre va dentro del botón, para que no se confundan.

Si esa persona no tiene ningún hueco en todo el día, la frase de arriba te lo dice directamente: "Marta no tiene ningún hueco el martes 3 de septiembre".

Mis Llamadas

El histórico de llamadas atendidas. Puedes filtrar por fechas y por resultado: Cita, Info, Requiere acción o Perdida.

Pulsando en una llamada ves su detalle: fecha, duración, resultado y el resumen de lo que se habló.

A los 60 días verás «Datos suprimidos por política de privacidad». No es un fallo. Pasado ese plazo se borran automáticamente el teléfono y el resumen de cada llamada, porque es lo que promete el contrato que firmaste. La fecha, la duración y el resultado se conservan: son los que sirven para la facturación y no identifican a nadie.

Mis Servicios

Aquí gestionas todo lo que se puede reservar. Al crear o editar un servicio verás:

Nombre y Descripción breve.
Duración en minutos y Precio.
Permitir dos clientes a la vez. Un interruptor pensado para servicios largos con ratos de espera por medio. Si lo activas, mientras dura ese servicio la misma persona puede atender a otro cliente en el mismo hueco, siempre que la otra cita quepa entera dentro de ese tiempo. Para una cita corta no tiene sentido; para una de dos horas con esperas, sí.
Enviar SMS de recordatorio. Activado por defecto. Si lo desactivas, las citas de ese servicio no generan recordatorio. Útil en servicios cortos donde no compensa el coste. Requiere tener los recordatorios activados en Recordatorios SMS.
Activo. Desactivar un servicio lo retira del teléfono sin borrarlo ni tocar las citas ya hechas.

Más abajo en la misma pantalla hay dos bloques más:

Reglas de asignación. La misma rejilla del paso 5 del asistente, para cambiar quién hace qué. Cada servicio tiene su propio botón Guardar: si cambias interruptores de dos servicios distintos, guarda cada uno.

Tiempo entre servicios. Los minutos de margen que quieres dejar entre una cita y la siguiente, de 0 a 60. Sirve para recoger, limpiar o cobrar sin ir con la hora pegada. Se aplica a todas las citas de todos los servicios.

Conviene saber tres cosas de cómo funciona:

El margen se cuenta después de cada cita. Si pones 15 minutos y hay una cita de 10:00 a 10:30, la siguiente con esa persona no se puede poner antes de las 10:45. Ni tu recepcionista la ofrece, ni te deja crearla a mano.
No te quita hueco de trabajo: el margen no se cobra ni se reserva como cita, solo impide que se pise la siguiente.
No reduce el hueco de «Permitir dos clientes a la vez». Si tienes un servicio de dos horas con esa opción activada, la cita que se meta dentro se mide contra las dos horas del servicio, no contra las dos horas menos el margen. El margen se aplica al final de ese servicio, para la cita que venga después.

Mi Equipo

Las personas que atienden citas. No confundir con Cuentas de acceso, que es otra cosa: aquí no estás dando contraseñas a nadie, estás definiendo agendas.

De cada persona puedes editar:

Nombre y Especialidad o área (colorista, fisioterapeuta, derecho laboral…, lo que uses para distinguirlos; es informativo).
Activo. Desactivar a alguien la saca de la agenda sin borrar su histórico.
Horario semanal, día por día. Parte del horario del negocio y lo puedes ajustar: una persona que solo trabaja por las tardes, otra que libra los lunes.
Ausencias. Con Desde, Hasta y un Motivo opcional (vacaciones, baja…). Durante esos días no se le ofrecen citas.

Mi disponibilidad

Esta pantalla solo aparece si tu negocio es un bufete, una consultoría, un gabinete de psicología o una consulta de nutrición. Si no la ves en tu menú, dentro de Mi negocio, no es para ti: sáltate esta sección.

Sirve para cerrar huecos sueltos cuando un profesional no puede atender un día concreto —te sale un juicio, una reunión, un imprevisto— sin tocar su horario habitual. El horario semanal de cada uno se define en Mi Equipo; esto es solo para las excepciones.

Va al revés que el calendario de las autoescuelas. Si has visto aquello, aquí olvídalo: allí el calendario nace cerrado y se abren huecos tocando; aquí nace abierto —con todo tu horario de trabajo ya disponible— y lo que haces es cerrar tocando.

Los colores:

Verde = abierto. Es tu horario normal, disponible para citas. Toca una celda verde para cerrarla.
Gris = cerrado por ti. Toca otra vez para volver a abrirla.
Ámbar = reservada. Ya hay una cita en ese hueco.
Sin color = fuera de tu horario. Las horas en las que ese profesional no trabaja. No se pueden tocar aquí: eso se cambia en Mi Equipo, no en esta pantalla.

Si tienes varios profesionales, arriba hay un selector para elegir de cuál estás viendo la semana. Cada uno cierra los suyos: cerrar una hora de uno no afecta a los demás.

No puedes cerrar un hueco que ya tiene una cita dentro. El panel no te deja. Tienes que anular o mover esa cita primero desde Mi Agenda, y luego cerrar la hora. Es a propósito: cerrar encima de una cita viva ocultaría una reserva que existe de verdad, y quien la tuviera se quedaría sin ella sin que nadie se entere. El bloqueo cubre toda la duración de la cita —una cita larga protege todas las horas que ocupa, no solo la de inicio.

Lo que cierras aquí se respeta al instante: tu recepcionista deja de ofrecer esa hora en cuanto la cierras.

Cierres y vacaciones

Los días que cierra el negocio entero: festivos locales, vacaciones de agosto, obras. Se añaden con Desde, Hasta y un motivo opcional.

La diferencia con las ausencias de Mi Equipo es de alcance: una ausencia afecta a una persona, un cierre afecta a todo el mundo. Si cierras por vacaciones no hace falta que pongas ausencia a cada persona del equipo.

Durante un cierre, tu recepcionista no ofrece citas para esos días.

Ofertas

Promociones que tu recepcionista puede contar por teléfono.

De cada oferta indicas:

Título — por ejemplo, «Corte + color».
Descripción (opcional) — «Incluye lavado y peinado».
Precio.
Desde y Hasta: las fechas entre las que está viva.

Dos cosas importantes sobre cómo funcionan:

Tu recepcionista no las suelta sin más. Menciona que hay una promoción y solo la cuenta entera si el llamante dice que quiere oírla. Nadie que llame para pedir cita a las nueve de la mañana se va a comer un anuncio.

La vigencia se respeta sola. Fuera de las fechas que has puesto, la oferta desaparece del teléfono sin que tengas que acordarte de quitarla. Y si tienes muchas solapadas a la vez, se cuentan como mucho tres: una lista larga por teléfono no se retiene.

Mi Recepcionista

La pantalla donde se configura cómo habla y qué sabe. Está dividida en bloques.

Identidad

¿Cómo se llama tu recepcionista?
¿Cómo termina el saludo? — el mismo selector del asistente, con la vista previa debajo: "Así sonará al descolgar: «Buenas tardes, soy Gloria, asistente virtual de Peluquería Paco's. ¿En qué puedo ayudarte?»". Cambia según la hora del día.
Describe tu negocio en 2-3 frases.
¿Qué tono prefieres? Tres opciones: Cercano y amable, Formal y profesional, Muy informal y desenfadado. Esto decide, entre otras cosas, si tutea o trata de usted: solo Formal usa el usted.
¿Qué hace la recepcionista? Dos opciones, y conviene pensarla:
- Reservas + información — coge citas y además responde dudas usando la descripción, la información especial y las preguntas frecuentes.
- Solo reservas, derivo la información — únicamente coge citas. Las dudas de horarios, tarifas o ubicación las manda a tu teléfono de contacto, sin improvisar. Con esta opción no se le pasan la descripción, la información especial ni las preguntas frecuentes.
Debajo del selector, una línea te dice en castellano qué implica la opción marcada.

Voz del agente. El mismo selector de voces, con muestras.

Preguntas frecuentes. Pares de pregunta y respuesta. Cada una tiene una marca para indicar que quieres que la diga sin que se la pregunten: útil para avisos que todo el mundo debería oír («no hacemos color los lunes»).

Información adicional

¿Hay algo importante que deba saber la recepcionista? — «tres plantas sin ascensor», «no admitimos efectivo».
¿Cómo quieres que se despida? — la frase de cierre de la llamada.
Web de tu negocio.

Al cambiar cualquier cosa aparece abajo una barra para guardar o descartar. Los cambios no llegan al teléfono hasta que guardas.

Un cambio en esta pantalla no es inmediato en la llamada en curso. Se aplica a las llamadas siguientes.

Qué NO hace tu recepcionista

Esto es tan importante como lo que sí hace, y es lo que más sorpresas evita.

No transfiere llamadas. No puede pasarte una llamada en directo: la telefonía que usamos no lo permite. Cuando alguien pide hablar con una persona, hace una de estas dos cosas:

si tienes puesto un teléfono de contacto y estáis dentro del horario de atención, lo dice en voz alta para que llame;
si no, recoge el motivo y te avisa por correo para que devuelvas tú la llamada.

No cancela ni modifica citas. Si una cliente llama para anular o mover su cita, la recepcionista recoge la petición y te la manda por correo. La cancelación la haces tú desde Mi Agenda. Esto significa que si no lees ese correo, la cita sigue en pie y el hueco se queda ocupado. Es el motivo por el que conviene mirar los avisos a diario.

No verifica quién llama. No sabe si quien llama es quien dice ser.

Puede entender mal. Con ruido de fondo, habla poco clara o nombres poco frecuentes se puede equivocar. Por eso los avisos por correo incluyen lo que entendió, para que puedas comprobarlo.

El correo de aviso

Al colgar cada llamada que necesita algo de ti, te llega un solo correo a las direcciones que pusiste en Avisos y contacto.

Dentro encontrarás lo que la recepcionista entendió y una lista de tareas pendientes. Las más frecuentes:

Devolver una llamada, con el motivo y el teléfono.
Cancelar o mover una cita, con los datos de la cita que la cliente dijo tener.
Datos incompletos: cuando no consiguió toda la información.

Este correo es el único sitio donde llegan las cancelaciones. Nadie las ejecuta por ti. Si no lo lees, la cita sigue reservada.

Un detalle que evita confusiones: cuando el correo se refiere a una cita que acaba de crear, dice el día de la semana («jueves 4 de septiembre»). Cuando se refiere a una cita que la cliente dijo tener, dice solo la fecha, sin día de la semana. Es a propósito: esa fecha la entendió de oído y podría no ser exacta, así que no se le añade un dato que no se ha comprobado.

Avisos y contacto

Aquí ajustas, después del alta, lo mismo que configuraste en el paso 6:

Emails de aviso — hasta tres.
Teléfono que tu recepcionista facilita al llamante. Bajo el campo lo dice claro: "Se lo dice al llamante; NO se transfiere la llamada".
Notificaciones de nuevas citas — una casilla para recibir un correo cada vez que se registra una cita nueva. Si tienes mucho volumen, desactívala.
Horario de atención — Disponible desde / Hasta. La franja en la que se puede dar el teléfono.
Mensaje fuera de horario — lo que dirá cuando alguien pida hablar con una persona fuera de esa franja.

Recordatorios SMS

El interruptor general de los recordatorios. Cuando está activo, a cada cliente con cita se le manda un SMS el día antes.

En la pantalla ves los enviados este mes, los fallidos, el coste acumulado con el precio por SMS, y la tabla de los últimos envíos con teléfono, mensaje, fecha y estado.

Recuerda que hay dos niveles: este interruptor manda sobre todo, y dentro de cada servicio puedes desactivar el suyo. Si el general está apagado, no sale ningún SMS aunque el servicio lo tenga activado.

Cuentas de acceso

Aquí creas usuarios para que tu gente entre al panel. No es lo mismo que Mi Equipo: en Mi Equipo defines agendas, aquí das llaves.

Para crear una cuenta: escribes el email de la persona y pulsas Crear cuenta y enviar acceso. No tienes que ponerle contraseña: le llega un correo con un enlace para que se la cree ella misma. Ese enlace es de un solo uso y caduca en una hora; si se le pasa, puedes reenviárselo desde la lista.

Debajo, en Cuentas activas, tienes cada cuenta con las opciones de reenviar el acceso o borrarla. Borrar pide confirmación y no se puede deshacer.

Qué ve quien entra con una cuenta de acceso

Esta parte te interesa antes de dar una cuenta, y le interesa a quien la recibe.

Lo que ve: una única pantalla, Mi Agenda. Nada más. El menú lateral no tiene ningún otro apartado.

Lo que puede hacer:

ver la agenda completa del negocio, con todas las citas y todos los compañeros;
filtrar por persona;
crear citas nuevas, con el mismo botón + Nueva cita y el mismo recuadro de alternativas cuando la hora está ocupada;
abrir una cita y cancelarla.

Lo que NO puede hacer: entrar en Mis Servicios, Mi Equipo, Ofertas, Cierres, Mi Recepcionista, Avisos y contacto, Recordatorios, Mi Cuenta ni Cuentas de acceso. No puede cambiar precios, ni horarios, ni tocar la configuración de la recepcionista, ni ver la facturación, ni crear más cuentas.

En un centro de servicios no existe la pantalla «Mi calendario». Es de las autoescuelas, donde cada profesor abre sus propias horas una a una. Aquí los horarios se definen en Mi Equipo y se aplican solos, así que no hay nada que abrir.

Mi Cuenta

Cuatro bloques:

Estado de tu cuenta — tu plan actual, y el aviso si tienes un cambio de plan programado para el final del periodo.
Suscripción — los botones Cambiar de plan y Cancelar suscripción.
Datos del negocio — nombre, dirección, ciudad, teléfono. Con Guardar cambios.
Cambiar contraseña — nueva contraseña y confirmación.

Cambiar de plan y cancelar

Subir de plan o alargar el ciclo se aplica al momento, y solo pagas la parte proporcional de lo que queda.

Bajar de plan o acortar el ciclo se aplica al final del periodo que ya tienes pagado, no al instante. Hasta entonces sigues con lo que tienes.

Cancelar detiene la renovación. El servicio se mantiene activo hasta el final del periodo ya abonado y no se hace ningún cobro más. Las cuotas ya pagadas no se devuelven: lo que ocurre es que disfrutas del servicio hasta que ese periodo termina.

Cómo activar el desvío

Una ficha de consulta con tu número de recepcionista y los códigos de desvío, los mismos del paso 7. Está al final del menú a propósito: son instrucciones que se siguen una vez, pero conviene tenerlas a mano si cambias de teléfono o de operador.

Preguntas frecuentes

He cambiado algo y por teléfono sigue diciendo lo de antes. Comprueba que pulsaste Guardar. Los cambios se aplican a las llamadas siguientes, no a una que esté en curso.

Una cliente ha llamado para anular y la cita sigue en la agenda. Es lo esperado: la recepcionista no cancela citas. Te ha mandado un correo con la petición y la cancelación la haces tú desde Mi Agenda.

¿Puedo hacer que me pase las llamadas? No. La telefonía no lo permite. Lo que sí puedes es poner un teléfono de contacto en Avisos y contacto para que lo diga en voz alta.

Quiero que no dé precios por teléfono. Deja el precio vacío en cada servicio de Mis Servicios. Sin precio, no lo dice.

Alguien de mi equipo me pide entrar al panel y ver la facturación. No es posible con una cuenta de acceso: solo llega a Mi Agenda. Para el resto haría falta compartir tu propia cuenta, que no es recomendable.

En Mis Llamadas veo «Datos suprimidos por política de privacidad». Esa llamada tiene más de 60 días. Se han borrado el teléfono y el resumen porque es lo que promete el contrato. La fecha, la duración y el resultado siguen ahí.

¿Puedo quitar que diga que es un asistente virtual? No, y no es una limitación del panel: es una obligación legal europea. Puedes cambiarle el nombre, la voz, el tono y la pregunta final.

¿Cómo hago vacaciones de todo el equipo? Con un cierre en Cierres y vacaciones, no con una ausencia por persona. El cierre afecta a todo el negocio.

Tengo dos clientes a la vez para el mismo tinte. Mira el interruptor Permitir dos clientes a la vez en la ficha del servicio, dentro de Mis Servicios.